Ewidencja kosztów i przychodów w KPIR

Ewidencja kosztów i przychodów w KPIR

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest ewidencją księgową, która ma na celu ewidencjonowanie w czytelny sposób operacje gospodarcze. Zapisuje się w niej:

  • przychody
  • zakup towarów i usług oraz powiązane z nimi wydatki
  • wynagrodzenia
  • pozostałe wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej

Poprawne ewidencjonowanie przychodów i kosztów w KPiR jest nie tylko spełnieniem zasad działania księgowości ale też sporym ułatwieniem podczas poszukiwania danych lub analizowania finansów firmy.

Przychody w KPiR i ich rodzaje

Przychody są jednym z dwóch (przychody i koszty) elementem KPiR. Za przychód zgodnie z literą prawa art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych  z dnia 26 lipca 1991 r. uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Przychód ze sprzedaży towary lub usługi nie zawiera podatku. Data ustalenia przychodu ustalona jest z dniem wydania towaru zbycia prawa majątkowego lub przynajmniej częściowego wykonania usługi nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Przychody z działalności podstawowej: wynikają z uzyskanego zarobku będącego głównym obszarem działalności. Obszar ten podmiot gospodarczy określa przy zakładaniu firmy za pomocą Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Jeśli przedsiębiorca będzie chciał wykonywać działania, które nie obejmuje obszar PKD jego firmy, powinien najpierw rozszerzyć zakres prowadzonej działalności o kolejne numery PKD.

Pozostałe przychody są związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa na rynku i nie są związane z jej podstawowym obszarem działalności. Są nimi odsetki bankowe, dodatnie różnice kursów walut, ale także odsetki (kary) umowne z tytułu nieterminowego regulowania należności przez klientów i należności z tytułu zbycia majątku.

Inwestycja w środki trwałe często nie tylko przynosi dodatkowy przychów ale jest podstawowym zakresem działań przedsiębiorców. Często też nabyte przez firmę środki trwałe, które przez długi okres były wykorzystywane zostają sprzedane, w takiej sytuacji przychód ten będzie traktowany jako pozostały przychód z jej działalności oraz należy ująć go w KPiR. W trakcie takiej sprzedaży firma musi wystawić fakturę oraz dochód ten zostanie opodatkowany łącznie z dochodem z działalności podstawowej.

Odsetki bankowe czyli wpływy z programów lojalnościowych, wpływy z usług typu money back (za które zapłacono kartą płatniczą), odsetki od środków zgromadzonych na rachunku i lokat. Podstawą do wpisu jest wyciąg z rachunku bankowego.

Koszty uzyskania przychodów w ewidencji w KPiR

Przedsiębiorca zgodnie z zasadami powinien ewidencjonowań jedynie te wydatki, które stanowią koszty uzyskania przychodów. Jednocześnie muszą być one związane z zakresem prowadzonej działalności. Należy podkreślić, że zapisy powinny być prowadzone na podstawie dowodów w sposób zapewniający możliwość odczytania i trwałego przechowywania.

Podstawą zapisu w KPiR są dowody w postaci:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
  • zbiorczy zapis dziennego zestawienia dokumentów (faktur dotyczących sprzedaży)
  • dokumentów przesunięć towarów
  • dokumentów opłat pocztowych i bankowych
  • dokumentów wewnętrzne.

Czytaj także: nota korygująca - to musisz wiedzieć!

Księgowanie wynagrodzeń w KPiR

Przedsiębiorcy prowadzący działalność wypłacają zatrudnionym pracownikom odpowiednie i wynikające z umów wynagrodzenia. Ewidencjonowane są one na liście płac a następnie księgowane są w KPiR.
Lista płac jest dokumentem zawierającym wpisy o wysokości wynagrodzenia pracowników zatrudnionych o umowę o pracę, łącznie z uwzględnieniem wpisów o wysokości składek. Lista płac zawiera informacje takie jak:

  • dane pracodawcy,
  • imię, nazwisko pracownika,
  • nazwa/numer listy płac,
  • okres jaki obejmuje wystawiona lista płac,
  • datę wypłaty wynagrodzenia,
  • zasady oskładkowania
  • wysokość odprowadzonych składek,
  • podstawę naliczania podatku dochodowego,
  • wynagrodzenie brutto,
  • wynagrodzenie netto,
  • datę sporządzeni listy płac,
  • podpisy osób sporządzających daną listę jak i osób zatwierdzających ją.

Listę płac przygotowuje się zazwyczaj raz w miesiącu, jednak w miarę potrzeb nie ma przeciwskazań do częstszego jej sporządzania.

Księgowanie listy płac w KPiR dzieli się na dwie części, pierwszą jest wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, dzieło lub zlecenie. Pozycje te są księgowane w kwocie brutto. Pozostałymi wydatkami jakie są zapisywane składki ZUS oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Jak szybko należy rejestrować zakup towarów w KPiR

Konkretnie mówiąc „Jak najszybciej”. Zakup musi zostać wpisany niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży. Ustawodawca zastrzega, że zapis może zostać sporządzony w terminie późniejszym ale dla miesiąca rozliczanego nie później niż do 20 dnia kolejnego miesiąca.

Księgowanie odsetek i prowizji bankowych w KPIR

Odsetki bankowe nie będące podstawowym zakresem działalności firmy powinny zostać zapisane jako „pozostałe przychody”. W KPiR ewidencjonowane są również koszty, które przedsiębiorca ponosi z tytułu opłat bankowych (za otwarcie i prowadzenie rachunku, prowizje za przelewy). Dokumentem potwierdzającym możliwość zapisu w KPiR jest wyciąg z wpływów odsetek na rachunek bankowy.

Podsumowanie

Księga Przychodów i Rozchodów zawiera 16 kolumn. Właściwe zapisy oraz kolejność ewidencjonowania jest niezbędna w prawidłowej pracy „sprawnego” działu księgowości. Podczas dziesięcio-dniowego szkolenia Księgowość dla Kandydatów na Księgowych między innymi zaznajomisz się oraz przećwiczysz jak sprawnie posługiwać się KPiR.

Sprawdź także nasze kursy księgowości - ostatnie wolne terminy!

Wróć