Aktualności

Dokumenty firmowe są tworzone w toku bieżącej historii danego przedsiębiorstwa. Są one tworzone ze względu na konieczność rozliczenia z urzędem bieżących rozliczeń z klientami, dostawcami i pracownikami a także z powodu konieczności utrzymania porządku w razie konieczności sprawnego otrzymania informacji z przeszłości. Na przedsiębiorcy spoczywa ustawowy obowiązek przechowywania dokumentów firmowych. Wykonywanie obowiązków przechowywania dokumentacji firmy zgodnie z Kodeksem Pracy i ustawą o rachunkowości musi być poprawny pod względem rodzajów dokumentów, stanu fizycznego dokumentu  a także czasu i miejsca ich przechowywania.

Jakie dokumenty drukować a jakie mogą być w formie elektronicznej?

Wiele pracodawców zastanawia się - drukować czy nie, pdf a może tradycyjna forma? Obecnie oprócz formy papierowej możemy przechowywać niektóre dokumenty w formie elektronicznej jednak ciągle większość dokumentów księgowych należy drukować. Forma tradycyjna -  drukowana musi być stosowana do:

• dokumentów sprzedażowych czyli faktury, faktury pro formy, faktury zaliczkowe, faktury końcowe, faktury korygujące, faktury wewnętrzne, noty księgowe
• dowody wewnętrzne
• amortyzacji
• dokumentów kosztowych i potwierdzenia zapłaty czyli dowody zapłaty, wyciągi z kont bankowych, paragony, potwierdzenia dokonania przelewu
• dokumentów sprzedaży VAT czyli raporty z kasy fiskalnej, kopie paragonów, książkę serwisową
• kilometrówki - ewidencja przebiegu pojazdu wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatek na pojazd

Wszystkie powyższe dokumenty obowiązuje forma papierowa, natomiast od kwietnia 2016 roku nie ma obowiązku drukowania KPiR, jeżeli forma elektroniczna prowadzona przez przedsiębiorcę:

• posiada szczegółową instrukcję obsługi programu
• program do zarządzania KPiR jest szybki i wgląd do jego treści jest prosty
• przechowuje dane w chronologiczny sposób na elektronicznych nośnikach zabezpieczających dokumentację przed zniszczeniem

Oprócz KPiR przedsiębiorca może przechowywać dokumenty kadrowo-płacowe w formie elektronicznej. 

Dokumenty kadrowo-płacowe czyli jakie?

AKTA OSOBOWE

1. Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
2. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
   • umowy o pracę
   • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
   • zakres czynności (zakres obowiązków)
   • potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia
   • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
   • dokumenty potwierdzające podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika
   • potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy i przepisami BHP podpisane przez pracownika
   • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
   • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
   • dokumenty potwierdzające przeszkolenie pracownika z przepisów BHP
   • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
   • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
   • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
   • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
3. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
   • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
   • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
   • kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy
   • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
4. Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

 DOKUMENTACJA ZWIĄZANA ZE STOSUNKIEM PRACY:

1. Ewidencjonowanie czasu pracy
2. Wnioski o urlopy i dokumenty z nimi związane
3. Listy wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń powiązanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych 
4. Karty ewidencji przydzielonej odzieży i obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej
5. Dokumenty potwierdzające wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za stosowanie własnej odzieży i obuwia czy pranie i konserwację
6. Dokumenty związane z podatkami czy ZUS, jak: dokumenty rozliczeniowe ZUS (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA), zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS ZCNA), oraz ZUS ZLA - zwolnienia na papierowym formularzu, które mogły być wystawiane do końca listopada 2018 r.- po tym terminie lekarze wystawiają wyłącznie zwolnienia elektroniczne.

Warunki i czas przechowywania czyli jak przechowywać dokumenty firmowe?

Dokumenty księgowe obowiązkowo należy przechowywać przez okres 5 lat (licząc od końca roku w którym upłynął termin płatności podatku).

 Dokumenty pracownicze obowiązkowo muszą być przechowywane przez:

• 10 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub później

• 10 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w latach 1999–2018pod warunkiem, że ZUS otrzymał za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:

• oświadczenie (ZUS OSW) oraz
• raport informacyjny (ZUS RIA).

• przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zaczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Dokumentacja księgowa powinna być przechowywana w sposób umożliwiający swobodny do niej dostęp podczas kontroli. Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane. Numeracja powinna mieć swoje odwzorowanie i być zgodna z tą zawartą w KPiR. Miejsce wyznaczone do przechowywania dokumentacji powinno być zabezpieczone przed osobami nieuprawnionymi oraz zachowywać wszelkie ustalone normy związane z archiwami.

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Konsekwencje za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych

Za brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub nieodpowiednie wykonywanie tego obowiązku, grozi grzywna od 1000 zł do 30 tys. zł. którą nakłada Państwowa Inspekcja Pracy.

Za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych grozi odpowiedzialność karno-skarbowa.  Kodeks karny skarbowy przewiduje grzywnę za niespełnienie tego obowiązku. 

Wymiar grzywien jest powiązany z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę i w 2021 r. wynosi 56.000 zł, a za przestępstwo skarbowe - prawie 27.000.000 zł. Sankcje karne skarbowe są wymierzane konkretnej osobie (fizycznej) przy czym sprawców może być kilku - działających wspólnie i w porozumieniu ze sobą.

Podsumowanie

Właściwe prowadzenie dokumentacji organizacji jest niezbędne do prawidłowego jej funkcjonowania. Przechowując dokumenty rzetelnie oraz z zachowaniem standardów nie tylko unikniemy kary ale także usprawni to rozwiązywanie codziennych  pojawiających się zadań i sytuacji.